TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL SITIO WEB

A través de nuestra plataforma, el Usuario tiene acceso a una variedad de servicios que incluyen (en adelante, los “Servicios”) , pero no se limitan a:

1. Registro de trabajadores.
2. Afiliación de trabajadores de empresas o negocios a entidades de seguridad social.
3. Validación del estado de trabajadores y empresas ante entidades de seguridad social.
4. Cálculo de aportes para gestionar los pagos mensuales de las planillas de seguridad social.
5. Cálculo de pago de nómina/novedades de empleados.
6. Emisión y envío de nómina electrónica a través de un tercero facultado ante la DIAN para ejecutar este proceso (PENDIENTE DEFINIR EL TERCERO).

Generación de documentos, tales como:

• Certificados laborales.
• Comprobantes de pagos de nómina y seguridad social.

En relación con el pago de los aportes a  Seguridad Social, el Usuario en su calidad de empleador puede optar por gestionarlo directamente. En este caso, le proporcionaremos el siguiente servicio:

1. Generador de archivos para facilitar el pago en el operador que usted (Usuario) utilice.

Es esencial destacar que la responsabilidad del pago de los aportes a la seguridad social y la nómina de los empleados recae directamente sobre usted, en calidad de empleador.

Si prefiere que el pago de los aportes a la Seguridad Social se realice a través de SYMPLIFICA y adquirir el servicio de pago de aportes, tenga en cuenta lo siguiente:

1. El Operador de Pago utilizado será SIMPLE S.A.
2. SYMPLIFICA actuará como intermediario entre el operador de pago y la empresa usuaria para crear el aportante y generar las planillas.
3. Se llevará a cabo la inscripción del método de pago en el operador; para este proceso, el cliente debe proporcionar los documentos y datos requeridos por SYMPLIFICA.
4. Será responsabilidad del Usuario contar con los recursos financieros necesarios para garantizar el éxito de la transacción al momento del débito.
5. El débito de los recursos será realizado directamente por parte del Operador de Pago. Para realizar esta transacción desde Symplifica se realizará la inscripción de la cuenta bancaria en el portal transaccional del Operador de Pago para poder generar los débitos de manera mensual. El Operador de Pago notificará al Usuario a través de correo electrónico las fechas de débito y recaudo del dinero.

SYMPLIFICA únicamente ofrece sus servicios de afiliación a seguridad social y otras obligaciones laborales, para los trabajadores del Usuario mayores de edad. En ningún caso se prestarán estos servicios para trabajadores menores de edad.

Como requisito para la Suscripción, es indispensable que todos los Usuarios firmen y carguen a la Plataforma, el documento titulado “Mandato”, que se encuentra en el tablero de control al terminar el registro de trabajadores en el Sitio.

Su Suscripción es personal e intransferible. SYMPLIFICA no podrá ser utilizado con fines comerciales. Usted no podrá regalar, vender ni transferir de manera alguna, a otras personas, los servicios adquiridos por medio de su Suscripción.

La fecha de cobertura en las entidades iniciará únicamente cuando SYMPLIFICA tenga todos los documentos por parte del cliente para proceder con el trámite , esto quiere decir que la fecha de inicio de contrato puede ser anterior a las afiliaciones y esto no garantiza la cobertura ante las entidades, desde la emisión de los documentos.

En los eventos donde el Empleador tenga pendiente procesos de subsanación de documentos o corregir los documentos / soportes enviados se correrán los tiempos respecto del proceso de afiliación, hasta tanto se corrija la novedad. el plazo para remisión la documentación corregida será de 30 días calendario so pena de tener que remitir toda la documentación nuevamente para el proceso. La afiliación no será efectiva hasta tanto no se subsanen las novedades reportadas por el canal de comunicación establecido para presentar las inconsistencias presentadas. SYMPLIFICA confirmará la fecha real de activación mediante una notificación al correo electrónico o canal de comunicación escogido.

Retracto: Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de registro y pago de una Suscripción, Usted podrá ejercer el derecho de retracto, siempre y cuando no haya comenzado a utilizar los servicios de SYMPLIFICA dentro de dicho plazo. En el evento en que Usted haga uso de la facultad de retracto, se resolverá el contrato y SYMPLIFICA le reintegrará el dinero que hubiese pagado, en los términos del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011.

Suscripción, Ciclo Mensual, Facturación y Pago: SYMPLIFICA procederá con el cobro mensual de la tarifa correspondiente a cada trabajador registrado en la Plataforma a partir del día 25 de cada mes, o en la fecha que Symplifica determine, la cual establecerá el valor para el próximo ciclo mensual y se cobrará por anticipado.

En el caso de que se realicen promociones que otorguen acceso gratuito a los servicios, se informará al Usuario al respecto. Solo en este escenario, al concluir el Período de Prueba  , se calculará la tarifa a cobrar al Usuario de manera proporcional a los días restantes hasta la siguiente Fecha de Corte. Este monto se facturará conjuntamente con el cobro anticipado del próximo ciclo mensual. Symplifica será responsable de enviar al Usuario las condiciones de esta promoción a través de sus canales de comunicación.

Si realiza la suscripción antes del día 25 del mes, se efectuará un cobro proporcional al número de días del servicio. En caso de que la suscripción se realice después de esta fecha, el cobro se llevará a cabo únicamente hasta el próximo periodo de facturación.

Cada ciclo mensual comienza el día siguiente a la Fecha de Corte. Usted debe informarnos un método de pago válido, tal como tarjeta de crédito o una cuenta corriente o de ahorros (“Forma de Pago”), para poder suscribirse a SYMPLIFICA (ver sección Forma de Pago de este capítulo). El pago de cada ciclo mensual se debitará por parte de SYMPLIFICA, en el momento en que el Usuario haga el pago de la nómina y/o los aportes de sus trabajadores, si esto ocurre entre los días 26 y 30 del mes.

Los valores que se recaudarán desde SYMPLIFICA son los siguientes:

1. Cobro del FEE mensual.
2. Cobro de servicios adicionales:
3. Afiliaciones de beneficiarios.    
4. Validación del estado de afiliaciones/Radicación Incapacidades
5. Validación Antecedentes

Nota:el servicio proporcionado por SYMPLIFICA respecto a nómina se limita a la liquidación de la nómina y no incluye la recaudación de los fondos asociados. Es importante destacar que la responsabilidad del pago de la nómina a los trabajadores recae exclusivamente en el cliente.

Nota:  Los valores correspondientes a Seguridad Social no se recaudarán por parte d SYMPLIFICA; se realizarán directamente por parte del Operador de Pago SIMPLE S.A. Cuando SYMPLIFICA  liquide la nómina de sus empleados registrados, el proceso de pago será responsabilidad exclusiva suya como empleador de la empresa o negocio.

Si no realiza ninguno de estos pagos en las fechas mencionadas, SYMPLIFICA debitará automáticamente el valor correspondiente al servicio de uso de la Plataforma los días 10 de cada mes siguiente. Si pasados 3 meses, el Usuario no realiza los pagos de seguridad social, SYMPLIFICA asumirá que ha desistido del uso del servicio y por tanto desactivará la cuenta del Usuario. En el momento de ser desactivado SYMPLIFICA enviará un correo electrónico a la cuenta suministrada por el Usuario con la información de desactivación y los cálculos de mora a la fecha. La afiliación a la seguridad social continuará vigente y será responsabilidad única del Usuario ponerse al día o gestionar su desafiliación directamente con las entidades correspondientes.

Al crear tu cuenta en Symplifica, tendrás la opción de autorizar a Symplifica para realizar el débito automático de los pagos que recaudará la plataforma.

En cuanto al pago de aportes a la seguridad social, el operador de pago SYMPLE S.A. llevará a cabo el recaudo automático, realizando hasta tres intentos. En caso de que, después de estos intentos, el Operador de Pago no logre recolectar el dinero debido a factores ajenos a nuestra operación, el Usuario será responsable de llevar a cabo los trámites necesarios para realizar el pago de manera correcta, asumiendo posibles moras y riesgos generados.

Es responsabilidad del Usuario reportar en el servicio web y/o App de SYMPLIFICA, oportunamente cualquier novedad para que el valor a pagar de nómina corresponda la realidad. La fecha máxima para reportar novedad es el día 12 para pago de nómina quincenal y el día 23 para pago de nómina mensual o de segunda quincena.

Cada ciclo de SYMPLIFICA es de un (1) mes de duración (un “Ciclo”), y se renovará automáticamente cada mes hasta que Usted cancele o termine su Suscripción. La Suscripción se entenderá cancelada en el momento en que el Usuario inactive su último trabajador en la Plataforma. Sin embargo, no hará devolución del valor de la Suscripción por los ciclos mensuales ya iniciados.

Al iniciar su Suscripción, usted nos autoriza a debitar la tarifa del Fee por Empleado de su ciclo inicial, así como el Fee Mensual Empresa recurrente a la tarifa vigente en ese momento. Es importante destacar que esta tarifa puede cambiar, y cualquier modificación será notificada previamente a través de los canales autorizados por SYMPLIFICA, como su correo electrónico.

 El cobro del fee de servicio (EMPRESA – EMPLEADO) de SYMPLIFICA para el primer mes será proporcional al número de días que se encuentre activo en la plataforma, comenzando desde la fecha de activación. En esta proporción, se considerará que SYMPLIFICA opera bajo un calendario de 30 días.

La infraestructura utilizada por SYMPLIFICA para el manejo y custodia de la información, opera de acuerdo a las mejores prácticas de administración de información definidas, garantizando así altos estándares de seguridad.

Se hace expresa claridad que los pagos que por defecto o exceso realice el Usuario, derivado de inclusión de información errada a SYMPLIFICA, o como consecuencia o debido a alguna inexactitud, imprecisión, interpretación o diferencia que se presenta frente a la ley laboral existente, son de su única y exclusiva responsabilidad. Esto incluye cualquier cálculo erróneo que genere SYMPLIFICA para pagos de nómina, parafiscales o seguridad social por interpretación errónea del Usuario o por errores al digitar la información.

SYMPLIFICA establecerá las fechas en las que los Usuarios podrán ser validados y activados en la plataforma. El empleador podrá elegir la fecha de corte en la que desee empezar a usar el servicio de acuerdo a las opciones indicadas. En caso de retrasos en el envío de documentos o en la confirmación de información, en caso de que se requiera, el usuario podría no activarse en la fecha seleccionada. En este escenario, se postergará la activación para la fecha siguiente propuesta por SYMPLIFICA. Una vez que el usuario sea activado, podrá disfrutar de los servicios contratados con SYMPLIFICA.

Al realizar el cálculo de prestaciones sociales, se habilitará una fecha al inicio del contrato, la cual será diferente a la fecha de activación con SYMPLIFICA. La fecha de inicio del contrato será la que se tendrá en cuenta para el cálculo y reporte de novedades de nómina, liquidaciones, vacaciones, etc.